Программа 1с для транспортной компании. Транспорт, логистика программы для автоматизации учета в транспортных, логистических и экспедиторских компаниях

Основным видом деятельности компании «УралСпецАвто» (г. Чайковский, Пермский край) является оказание транспортных услуг предприятиям нефтяной отрасли. Ее автопарк состоит из грузовых и легковых автомобилей, автобусов, а также специализированного автотранспорта общим количеством 150 единиц. В компании сегодня трудятся около 400 работников. Помимо транспортных услуг она также занимается промывкой и ремонтом нефтяных скважин. Ее основные заказчики – компании «Лукойл», «Роснефть» и «Белкамнефть».

Компания имеет холдинговую структуру. Каждая из фирм, входящая в состав холдинга, вела автономный учет с использованием различных программных продуктов системы программ «1С:Предприятие 7.7». Следует отметить, что существовавший уровень автоматизации удовлетворял потребности в ведении бухгалтерского учета каждой из фирм. В то же время хранение и обработка данных в несвязанных информационных базах затрудняли оперативное получение информации о состоянии холдинга в целом, необходимой его руководству. Отсутствовала также возможность получать управленческие данные о себестоимости оказываемых услуг и рентабельности в целом по холдингу. Нормативно-справочная информация была не унифицирована, каждая фирма вела свой собственный список контрагентов, материалов, товаров и основных средств. Не обеспечивалось формирование единой структуры затрат.

На некотором этапе руководство приняло решение о комплексной автоматизации компании. В процессе реализации проекта автоматизации требовалось прежде всего создать единую информационную базу, унифицировать нормативно-справочную информацию, разработать и внедрить единую структуру затрат, внедрить единую систему учета кадров. Система должна была обеспечить учет затрат в разрезе участков и транспортных средств, управленческий расчет себестоимости оказываемых услуг и рентабельности компании в целом и оперативное получение данных, необходимых для анализа ее состояния. Требовалось также устранить необходимость повторного ввода информации при оформлении операций между фирмами холдинга.

Было принято решение о создании автоматизированной системы на основе программных продуктов «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом». В качестве исполнителя работ по проекту автоматизации была выбрана компания «Баланс-сервис» (1С:Франчайзи, Центр компетенции по производству, г. Ижевск).

В начале работы над проектом специалисты компании «Баланс-сервис» выполнили обследование холдинга и изучили действующие бизнес-процессы. На основе полученной информации на следующем этапе был создан макет информационной системы, в котором были смоделированы бизнес-процессы компании. Это позволило заказчику получить представление о будущей автоматизированной системе, а также определить перечень необходимых требований к ней. В последующем, в ходе внедрения системы, она была настроена в соответствии со спецификой компании. Было проведено также обучение пользователей. Для быстрого ввода системы в эксплуатацию был выполнен перенос данных в новую систему из программ, которые использовались ранее.

В настоящее время учет всей финансово-хозяйственной деятельности компании ведется в единой информационной базе. При этом документооборот по каждому юридическому лицу выполняется обособленно с разделением прав доступа. Разделение прав обеспечивает бухгалтеру доступ к информации только по тем фирмам, с которыми он работает.

Хозяйственные операции регистрируются в системе с помощью документов. При этом в соответствии с пожеланиями заказчика операции между собственными фирмами отражаются только в бухгалтерском учете, в то время как прочие операции – и в бухгалтерском, и в управленческом учете.

Для иллюстрации рассмотрим особенности бухгалтерского и управленческого учета материально-производственных запасов (МПЗ). К особенностям бухгалтерского учета МПЗ относится ведение учета в разрезе юридических лиц компании. Стоимостная оценка запасов при этом формируется отдельно по каждому юридическому лицу. Управленческий учет МПЗ ведется в целом по компании. При этом стоимость МПЗ остается неизменной при реализации между фирмами внутри холдинга. Это позволяет получить в управленческом учете данные о реальных затратах, без торговой наценки.

Помимо общих документов для бухгалтерского и управленческого учета в системе предусмотрены документы, которые вводятся раздельно для каждого вида учета, в частности это «Расчет себестоимости» и «Начисление амортизации».

Для учета операций с автотранспортом используется подсистема «Управление автотранспортом». Их отражение в бухгалтерском и управленческом учете выполняется с помощью специального механизма трансляции данных.

В настоящее время система введена в промышленную эксплуатацию, автоматизировано 30 рабочих мест. С ней работают бухгалтерия, планово-экономический отдел, отдел кадров, диспетчерская служба автотранспорта, отдел главного механика и служба таксировщиков.

В результате внедрения автоматизированной системы получены следующие результаты. Нормативно-справочная информация учитывается по единым для всей компании стандартам. Автоматизировано создание входящих документов одной фирмы холдинга на основании исходящих документов другой фирмы, что позволило упростить ввод данных и исключить ошибки при вводе документов в систему. Обеспечен контроль за сроками действия регистрационных документов водителей и автотранспорта. За счет использования учета рабочего времени по путевым листам сокращена трудоемкость и обеспечена прозрачность расчета заработной платы водителей. Налажен контроль за расходом горюче-смазочных материалов. На основании данных о выработке из путевых листов обеспечено формирование актов об оказании клиентам транспортных услуг, а также реализовано формирование детального реестра работ, выполненных для клиента. В результате автоматизации деятельности кадровой службы ускорились процессы формирования списков по кадровому составу компании и предоставления справок в различные государственные учреждения. Предусмотрено ведение учета затрат и доходов в разрезе центров финансовой ответственности управленческого учета – хозрасчетных участков или единиц автотранспорта.

Таким образом, автоматизированная система обеспечивает работу в едином информационном пространстве практически всех подразделений компании. Она позволяет оперативно рассчитывать и анализировать себестоимость услуг и финансовый результат ее деятельности.

В результате внедрения системы руководство получило возможность оценивать рентабельность как отдельного хозрасчетного участка, так и каждой единицы транспорта, анализировать структуру затрат и оперативно контролировать затраты. Контроль за материалами, которые находятся у материально ответственных лиц на удаленных участках, обеспечивает их сохранность. В целом автоматизация позволила вовремя определять узкие места в деятельности компании и привела к повышению качества управленческих решений.

Важно отметить, что прикладное решение «1С:Управление производственным предприятием 8» имеет большие резервы, которые позволяют и дальше развивать информационную систему компании. Так, в дальнейших планах «УралСпецАвто» предусмотрен запуск подсистемы бюджетирования.

Отраслевое решение "1С:Предприятие 8. TMS Логистика. Управление перевозками" предназначено для компаний, которые в процессе осуществления своей деятельности необходимо решение задач транспортной логистики. Такие задачи включают в себя, помимо прочего, необходимость сопряженности участников транспортного логистического процесса в следующих областях:

• техническая сопряженность – требуется согласованность параметров различных типов транспортных средств в цепочке перевозки;
• технологическая сопряженность – применение единой технологии транспортировки, адаптированной для всех видов транспорта, который задействован в цепочке перевозки;
• экономическая сопряженность – общая технология построения тарифной системы в цепочке перевозки.

Использование Системы направлено на решение следующих задач:

• создание цепочек перевозок, которые могут состоять из звеньев, обслуживаемых разными видами транспорта (примеры: доставка грузов из Китая в Россию – океанический транспорт, морской транспорт, автомобильный транспорт; другой вариант – океанический транспорт, железнодорожный транспорт, автомобильный транспорт);
• планирование цепочки транспортных логистических процессов совместно с различными подразделениями компании;
• выбор исполнителя перевозки по каждому звену перевозки;
• выбор вида перевозки: в отдельном ТС или в составе сборного груза;
• автоматическое планирование региональной/местной доставки для большого количества заявок.

Функциональность конфигурации "1С:TMS Логистика. Управление перевозками" определяется списком подсистем, которые входят в ее состав:

В зависимости от структуры компании, в конфигурации могут быть настроены функциональные рабочие места:

• менеджера отдела продаж;
• менеджера отдела закупок;
• сотрудника отдела логистики;
• сотрудника транспортного подразделения.

Управление нормативно‑справочной информацией

Подсистема обеспечивает работу всех остальных функциональных подсистем. В рамках данной создается, обрабатывается и хранится следующая информация:

• валюты и курсы валют;
• организации (собственным юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям);
• деловые партнеры компании (агенты, перевозчики, заказчики и т.д.);
• контактные лица, адреса;
• правила тарификации, зависящие от параметров перевозки;
• правила классификации грузов;
• номенклатура;
• пользователи;
• группы тарифов;
• маршруты.

Управление потребностями в перевозке грузов

Подсистема предоставляет пользователю возможность регистрации предварительной потребности в перевозке грузов и контроля её последующей обработки.

• регистрация Потребности;
• контроль обработки Потребности;
• регистрация различного типа взаимодействий на основании текущей Потребности.

Управление заданиями на перевозку грузов

Подсистема предоставляет пользователю возможности регистрации Заданий на перевозку грузов и контроля исполнения этих заданий. В подсистеме реализованы следующие функции:

• регистрация Заданий на перевозку грузов, в том числе и мультимодальных перевозок;
• расчет плановой стоимости перевозки для клиента;
• контроль исполнения Задания на перевозку груза;
• регистрация различного типа взаимодействий на основании текущего Задания.

Формирование рейсов

Подсистема предоставляет пользователю возможность автоматического и ручного формирования комплектных и сборных Рейсов, причем:

• в один Рейс могут быть включены звенья различных Заданий на перевозку грузов;
• планирование затрат на выполнение Рейсов;
• контроль исполнения Рейсов.

Для рейса можно сформировать пакет печатных форм, соответствующих требованиям законодательства при осуществлении перевозок различными видами ТС по различным направлениям.

Управление ресурсами для обеспечения рейсов

Подсистема предоставляет пользователю возможность обработки заявок на выделение или поиск транспортных средств и сотрудников для выполнения ранее запланированных рейсов.

В подсистеме реализованы следующие функции:

• контроль потребностей в выделении ресурсов на выполнение рейсов и анализ заявок на выделение транспортного средства;
• обработка заявок: подтверждение выделения транспортных средств и персонала на выполнение рейса или отказ в удовлетворении заявки;
• возможность использования бизнес-процесса "Согласование подтверждения Заявки на ТС".

Контроль выполнения рейсов

Подсистема позволяет фиксировать факт прохождения точек маршрута и осуществлять общий контроль за процессом выполнения Рейсов.

Управление тарифной политикой Компании

Подсистема предоставляет пользователю возможности фиксирования:

• тарифной политики для услуг, оказываемых Компанией;
• правил расчета собственных затрат.

В подсистеме реализованы следующие функции:

• фиксирование списка показателей расчета, зависящих от одного или двух параметров;
• формирование правил расчета;
• установка тарифов услуг и затрат в разрезе видов транспорта и групп тарификации.

Управление доступом

Подсистема позволяет настраивать права доступа пользователей к различным объектам с помощью ролей. Роль определяет, какие действия, над какими объектами может выполнять пользователь, выступающий в этой роли. Каждому пользователю ставится в соответствие одна или несколько ролей. Роли в конфигурации могут:

• соответствовать должностям или видам деятельности различных пользователей;
• соотноситься и с более мелкими функциями пользователя.

Получение аналитической отчетности

Подсистема предоставляет пользователю возможность получения информации по оценке ключевых показателей эффективности выполненных перевозок, и проведения анализа статистических данных, наколенных в информационной базе с различной степенью детализации.

Вид представления отчетов может быть различным и выбирается пользователем.

Визуализация информации на электронных картах

Подсистема визуализации информации на электронных картах позволяет повысить удобство работы диспетчера при составлении маршрута движения конкретного транспортного средства. В случае отсутствия электронных карт, функции данной подсистемы не активны.

• OpenStreetMap – WEB картография, подходит для контроля фактических маршрутов (ГЛОНАСС мониторинг доставки продукции), бесплатная картография. Работает под ОС Windows и Linux.
• СитиГИД – картография для контроля формирования рейса. Векторные карты регионов, функционал позволяет формировать маршруты по правилам дорожного движения, учитывает загруженность трасс (пробки). Приобретается для конкретного региона отдельно. Работает под ОС Windows и Linux (с эмуляцией Windows).
• ITOB:Картография – WEB картография для контроля формирования рейса, позволяет формировать маршруты по правилам дорожного движения, подходит для всех регионов. Работает под ОС Windows и Linux.

Данные карты в комплект поставки программного продукта не входят. Работа с картами СитиГИД и ITOB:Картография поддерживается при условии приобретения лицензий на использование у соответствующих правообладателей. Вы можете самостоятельно выбрать любой из предложенных картографических сервисов, исходя из потребностей вашего предприятия и лицензионной политики правообладателя карт. В системах под управлением ОС Linux имеются ограничения при работе с картами и использовании функции автоматического планирования рейсов. Дополнительно за консультацией по выбору картографического сервиса, условиям его приобретения и наличию ограничений в использовании вы можете обратиться в компанию ITOB, по электронной почте [email protected] .

Подсистема предоставляет пользователю возможности визуализировать на электронных картах:

• географические адреса;
• географические зоны;
• автомобильные маршруты плановые;
• автомобильные маршруты фактические;

а также рассчитывать расстояние по указанному маршруту.

Интеграция с программным продуктом "1С:Управление автотранспортом ПРОФ"

Совместное использование "1С:TMS" с " расширит функциональные возможности системы и позволит комплексно автоматизировать транспортные компании с собственным автопарком:

• прием заказов на автотранспорт, выписка разнарядки на выпуск ТС и формирование маршрутных листов, формирование и обработка путевых листов;
• учет выработки ТС и оборудования, контроль сроков замены шин и аккумуляторов, планирование технического обслуживания, учет ДТП, контроль окончания сроков действия документов;
• учет расходов на ГСМ;
• учет ремонтов и автозапчастей;
• учет работы и заработной платы водителей;
• учет расходов на эксплуатацию автотранспорта.

Интеграция с "1С:Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS"

Совместное использование "1С:TMS" с расширит функциональные возможности системы и позволит дополнительно в режиме реального времени осуществлять мониторинг и контроль подвижных объектов, транспорта или персонала:

• контроль местоположения и фактического пробега объекта;
• отчеты по фактическому расходу топлива, фиксация заправок и сливов топлива;
• оповещения при наступлении различных событий;
• пресечение отклонений от запланированных маршрутов;
• получение сигнала от тревожной кнопки SOS для обеспечения безопасности перевозок;
• контроль скоростного режима, превышения допустимой скорости;
• контроль работы пеших сотрудников.

Интеграция с мобильными устройствами на ОС Android

Водителей или курьеров можно оснастить мобильными устройствами, работающими под управлением операционной системы Android. Спланированные доставки из "1C:TMS" могут быть переданы на мобильные устройства сотрудникам, которые принимают задание и отражают статус о ходе его выполнения на каждом этапе. Таким образом, диспетчер и логист в реальном времени могут контролировать факт выполнения заданий, обмениваться текстовыми сообщениями, получать фото-отчёты и контролировать траекторию движения объекта. К "1С:TMS" могут быть подключены различные мобильные приложения. Первым таким работающим приложением является "ITOB:Мобильный клиент " – бесплатное приложение производства компании "ITOB".

Интеграция с сервисами для обмена сообщениями

Для оперативного оповещения персонала транспортной компании о различных ситуациях при осуществлении доставки грузов, реализована возможность получать на мобильные телефоны сотрудников SMS, e-mail или Viber сообщения, например, о сходе с маршрута, опозданиях к клиенту, задержках при выгрузке товара, срабатывании тревожной кнопки SOS, изменение температурного режима доставки продукции и т.д.

Так же можно настроить информирование конечных клиентов о времени получения товара.

Обмен данными

Для построения комплексных информационных систем предприятия в "1С:TMS" реализован обмен данными с "1С:ERP Управление предприятием 2 ", "1С:Комплексная автоматизация 2 ", "1С:Управление торговлей ". В настоящий момент реализован обмен нормативно-справочной информацией и регистрация потребности в перевозке для дальнейшей обработки в 1C:TMS. Планируется расширение функционала подсистемы обмена данными:

• обмен с (выполнение складских операций для обеспечения запланированной доставки груза);
• выгрузка данных в 1С:Бухгалтерия (ведение регламентированного учета).

При автоматизации процессов перевозок одной из основных задач является сокращение времени исполнения перевозки и ее себестоимости. Модуль «Управление перевозками » — составная часть разработанной на платформе «1С:Предприятие» системы AXELOT TMS X4 — предназначен для автоматизации операций планирования перевозки, формирования рейсов доставки, а также контроля их исполнения.

Модуль может использоваться и как самостоятельная автоматизированная система управления перевозками и логистикой развоза на платформе «1С:Предприятие». За счет оптимизации процесса планирования маршрутов и исполнения перевозки с использованием AXELOT TMS X4 можно достичь таких эффектов, как уменьшение требуемого количества транспортных средств и сокращение пробега, сокращение расходов на топливо, повышение качества и уровня сервиса, предоставляемого в процессе доставки.

Модуль «Управление перевозками » предоставляет следующие функциональные возможности:

Управление заявками

Заявка на перевозку груза создается на основании требования клиента перевезти груз из начальной точки в конечную.

Карта используется в том числе и для геокодирования адресов - привязки адреса к конкретной точке на карте. Геокодирование может быть выполнено автоматически или вручную. Ручной режим геокодирования используется, если адрес в заявке указан неправильно или неполно, или такого адреса просто не существует и его требуется принудительно обозначить на карте.

При автоматическом планировании система позволяет подобрать наиболее оптимальные транспортные средства из списка собственного парка или типа транспортных средств, которые потенциально могут быть заказаны у перевозчика. При подборе собственных транспортных средств учитывается график их доступности.

Задача построения оптимального маршрута и графика доставки заключается в том, чтобы наиболее оптимальным образом распределить все заявки на перевозку по рейсам в соответствии с договоренностями с клиентами, минимизировав при этом объем требующихся ресурсов.

При планировании рейсов в AXELOT TMS X4 учитываются множество параметров, например, такие как:

• грузоподъемность автомобиля и перевозимого груза;
• дорожная карта, в том числе статистика пробок;
• совместимость перевозимой продукции;
• график работы водителя с соблюдением режима труда и отдыха;
• длина и время исполнения маршрута и многие другие.

При автоматическом планировании в AXELOT TMS X4 также учитывается множество ограничений, например, такие как:

• учет временных окон доставки и графиков работы партнеров;
• доставка с учетом объезда нескольких складов погрузки;
• графики работы водителей и планирование нескольких рейсов на одну смену;
• учет ограничений по количеству грузов;
• учет ограничений по доступности въезда в зоны транспорта;
• учет забора и возврата тары и прочих возвратных грузов;
• учет возможности доставки грузов для каждого транспортного средства и водителя;
• учет времени работы в точках развода согласно статистике доставок и времени разгрузки груза;
• процент распределения маршрутов по перевозчикам.

AXELOT TMS X4 позволяет логисту не анализировать данные ограничения вручную, а выдать результат автоматического планирования для контроля исполнения маршрута.

Результат планирования визуально доступен для пользователя с указанием временных показателей рейса и длины его маршрута.

Функциональность AXELOT TMS X4 позволяет вносить изменения в рейс на этапе его исполнения, например, в случае необходимости добавления дополнительной точки маршрута.

Также можно посмотреть загрузку транспортного средства в динамике в процессе выполнения рейса. Это может быть полезно в случае дозагрузки транспортного средства на одной из точек.

Для контроля исполнения рейсов в системе предусмотрен набор статусов, изменяющихся динамически в зависимости от текущего состояния.

Проведение тендеров на перевозку и выбор перевозчиков

С AXELOT TMS X4 можно управлять перевозками, выполняемыми не только собственными силами, но и силами сторонних перевозчиков. Во всех процессах планирования, описанных выше, могут быть выбраны транспортные средства, предоставляемые сторонним перевозчиком.

Если перевозчик заранее не известен, то существует возможность проведения тендеров.

Тендер состоит из следующих этапов:

• формирование заявок на выделение транспортных средств перевозчикам;
• получение коммерческих предложений от перевозчиков;
• выбор победителя.

В заявке на выделение транспортного средства указываются все параметры, необходимые для выбора конкретного транспортного средства для выполнения рейса.

Заявки на выделение транспортного средства могут формироваться групповым способом с автоматической рассылкой указанным компания-перевозчикам на электронный адрес.

Ввод коммерческих предложений может производиться перевозчиками самостоятельно на специальном тендерном портале.

Диспетчер может выбрать наиболее выгодное предложение, и на адрес электронной почты победителя тендера высылается соответствующее уведомление. Проигравшие перевозчики также получают сообщение о результатах тендера по электронной почте.

Контроль доставки документов

Контроль комплектности документов при возвращении из рейса позволяет повысить качество документооборота компании.

Функционал AXELOT TMS X4 позволяет вести упрощенный учет возвращаемых документов - контролировать общее количество или детально фиксировать каждый возвращаемый экземпляр с указанием его качества.

По факту возврата документов в AXELOT TMS X4 настраивается необходимость оплаты счетов сторонним перевозчикам, а также необходимость выплаты премиальной составляющей для своих водителей. Данный функционал позволяет повысить не только качество документооборота, но и предоставляет возможность оплачивать только те перевозки, по которым в наличии имеется весь комплект закрывающих документов.

Тарификация перевозок

Гибкий механизм установки тарифов позволяет определить различные тарифные сетки. В модуле «Управление перевозками » при вводе заявки на перевозку может быть определен состав и стоимость услуг перевозки и стоимость дополнительных услуг, оказываемых клиенту в рамках этой перевозки.

Расчет стоимости услуг может базироваться на многих показателях: весогабаритные параметры груза, расстояние от начального до конечного пункта, время перевозки, режимы перевозки и т.п. Также могут быть заданы произвольные формулы, базирующиеся на этих показателях, и табличные функции для диапазонов значений показателей.

Контроль взаиморасчетов с заказчиками и перевозчиками

В AXELOT TMS X4 возможно вести учет взаиморасчетов с заказчиками перевозки и с перевозчиками. Функциональность позволяет рассчитывать не только плановые показатели по возможным доходам и расходам, но и производить калькуляцию услуг на основании фактических данных по перевозкам.

Система позволяет учитывать принцип оплаты счетов по заявкам на перевозку (предоплата, постоплата), а также контролировать сроки оплаты и максимальный лимит дебиторской задолженности на уровне каждого договора.

Для управления процессом взаиморасчетов в системе предусмотрено отдельное рабочее место «Управление расчетами с заказчиками», в котором возможно сформировать счета за оказанные услуги в разрезе заявок на перевозку, проконтролировать оплату счетов, а также производить сверку оказанных подрядчиком услуг в разрезе каждой перевозки за заданный период.

Калькуляция затрат и аналитическая отчетность

В автоматизированной системе управления транспортом ведутся плановые и фактические затраты. Возможно учитывать все виды затрат, распределяя их на конкретные рейсы, заявки на перевозку, или пропорционально различным параметрам (масса, объем, расстояние и т. д.), а также возможны комбинации этих параметров (например, распределение по тонно-километрам). Только такая структура учета затрат может дать правдивую картину о доходах и расходах по различным видам деятельности и разрезам учета: по каждому конкретному клиенту, по видам перевозки (например, региональные или внутригородские), по видам транспортных средств, по направлениям, по видам перевозимых грузов и т.д.

Плановые затраты, относящиеся к рейсу, фиксируются непосредственно в рейсе. Расчет плановых затрат производится с помощью механизмов, аналогичных расчету стоимости услуг для клиентов, и базируется на параметрах рейса. Расчет плановых затрат на ГСМ может производиться с использованием механизма Путевых листов и наследоваться в рейс.

Плановые затраты, не относящиеся к рейсу, фиксируются отдельно.

Для каждой статьи затрат указывается способ ее распределения по заданиям на перевозку. Такое распределение требуется для анализа доходности в разрезе каждого задания/заявки на перевозку. Затраты по рейсу можно распределять по заявкам пропорционально многим параметрам: времени, расстоянию, массе, объему, оценочной стоимости груза, а также любой произвольной формуле.

В случае использования услуг сторонних перевозчиков калькуляция затрат выглядит достаточно просто, а в случае использования собственного парка транспортных средств - несколько сложнее. Во втором случае необходимо учитывать не только прямые затраты на выполнение конкретного рейса (ГСМ, зарплата водителю и т.д.), но и косвенные затраты (аренда офиса, амортизация транспортных средств, ремонты и т.д.), которые нужно в последующем распределять на каждую заявку.

Кроме калькуляции затрат в разрезе различных критериев, необходима аналитическая отчетность для принятия стратегических решений. Для анализа данных по затратам, плановым и фактическим показателям по рейсам и другим данным в системе представлен гибкий механизм формирования аналитической отчетности, которая может быть представлена в виде табличных документов, диаграмм и карт. При этом настройки отчетов выполняются в пользовательском режиме. В системе реализованы удобные инструменты для формирования и контроля ключевых показателей эффективности (KPI).

Транспортная отрасль очень разнообразна с точки зрения оказываемых услуг. Деятельность предприятий-перевозчиков связана с географической распределенностью, сложной системой маршрутизации и логистики. В современных условиях развития отрасли автоматизация транспортных компаний - необходимое условие успешности ведения бизнеса. Это объясняется, прежде всего, требованиями операторов рынка, а также высоким уровнем конкуренции. Кроме того, в последнее время логистика становится основой эффективности транспортных услуг.

Оперативное прохождение грузов, построение оптимального маршрута следования, отслеживание состояния заказов, полноценный контроль грузоперевозки и многие другие операции просто невозможно отследить без использования современной информационной системы. Достичь максимальной эффективности и мобильности бизнеса возможно в результате автоматизации всей деятельности на базе специализированной системы.

Учет работы автотранспорта

Наличие отраслевых особенностей различных категорий транспортных компаний позволяет выделить специфические объекты автоматизации учета работы автотранспорта. Из характерных отраслевых модулей информационных систем для перевозчиков выделяют:

• управление перевозками (логистический отдел);
• диспетчерская служба;
• управление техническим обслуживанием и ремонтом.

Особенностью бизнеса транспортных компаний является непрерывность рабочего процесса. Именно поэтому для руководителей направлений так важно располагать актуальной информацией о выполнении заказов. В этом, безусловно, помогает информационная система.

Успешное ведение бизнеса возможно с отраслевым решением «», которое решает задачи логистики, оптимального планирования ресурсов, обеспечивая мощную поддержку для принятия правильных управленческих решений, что позволяет компании выйти на новый уровень и достойно конкурировать.

Для автотранспортных предприятий ведущих бизнес в сфере таксомоторных перевозок предназначено отраслевое решение «».

Система, созданная на базе платформы «1С:Предприятие 8», гарантирует надежность, отраслевую функциональность и масштабируемость, а также интеграцию с другими продуктами «1С» - например, бухгалтерскими программами или решениями для ведения кадрового учета и расчета зарплаты.

Конфигурация 1С: «Грузоперевозки 8 ПБР» предназначена для автоматизации учета в автотранспортных компаниях, имеющих свой транспорт, так и привлекающих перевозчиков со стороны.

Преимущества конфигурации 1С: «Грузоперевозки 8 ПБР»:

· Нет необходимости заполнять много ненужной информации, программа 1С проста в использовании

· Интуитивно понятный функционал

· Снижение времени на подготовку документов в 1С83, а значит своевременное представление документов

· Упорядочивание работы экспедитора и, как следствие, улучшение обслуживания клиентов

· В модуле 1С: «Грузоперевозки 8 ПБР» Подробные отчеты, что позволяет руководителям следить за всеми этапами работы компании

· Быстрый поиск заявок: по водителю, по машине, заказчику и т.д.

· Учет статусов заявок

· В 1С: «Грузоперевозки 8 ПБР» есть возможность оформления и печати путевых листов

· Стоимость конфигурации 1С: «Грузоперевозки 8 ПБР» в разы ниже чем аналоги

· Позволяет загружать платежные документы, поступившие из клиент-банка

· Возможен обмен данными с 1С: Бухгалтерия 8

· Возможность загрузить и хранить в базе данных различные файлы (сканированные версий документов, письменное оформление заявок и пр).

· Возможность просмотра себестоимости по доставке составного груза

· В 1С: «Грузоперевозки 8 ПБР» автоматизирован учет ГСМ

· Возможность посмотреть отчет о валовой прибыли

· В 1С83 Отчет по расходу ГСМ

А теперь расскажем подробно о модуле 1С: «Грузоперевозки 8 ПБР».

В модуле 1С: «Грузоперевозки 8 ПБР» на базе «1С: Управление небольшой фирмой 8», созданы справочники «Автомобили» и «Водители», содержащие все необходимые для работы реквизиты.

В справочнике автомобили реализована функция статусов автомобиля, она автоматическая, менеджеры сразу видят свободен тот или иной автомобиль, находится ли она в сервисе или машины занята на другом заказе.

Документ конфигурации 1С Заказ покупателя, вкладка «Информация о грузе» отражает информацию: автомобиль, водитель, тоннаж, количество паллет, тип упаковки, объем и т.д. Также для удобства работы менеджеров реализован механизм подбора автомобиля Менеджер вводит информацию о грузе, например тоннаж, объем, высоту и ширину, и ему выводится список машин, которые подходят под эти параметры.

Во вкладке «Маршрутный лист», отражается адрес и время погрузки и выгрузки, контакты. Так как по одному заказчику может быть несколько мест погрузки и разгрузки, такие маршрутные листы можно добавлять, механизм реализован с помощью табличной части.

На вкладке «Расчет грузоперевозки» менеджер может зафиксировать все контактные данные перевозчика и взаиморасчеты с водителем, поехавшим по данной заявке. Итоговая ставка водителю рассчитывается автоматически.

Табличная часть «Доплата водителю», показывает все дополнительные расходы, которые водитель понес за время поездки (штрафы, гостиницы, обед и т.д.). Вкладка оформлена в виде табличной части.

Вкладка документооборот отражает все взаимоотношения с перевозчиком и заказчиком в части документооборота. Когда заказчик получил документы, когда произвел оплаты и т.д.

В 1С: «Грузоперевозки 8 ПБР» присутствуют две внешние печатные формы для заказа покупателя, в одном случае компания выступает как перевозчик, во втором случае, как заказчик. Текст для печатных форм можно изменить в заказе покупателя.

В модуле 1С: «Грузоперевозки 8 ПБР» реализована схема кругорейсов, т.е. когда машина состоит из составных грузов, где разные заказчики участвуют в одной отправке машины.

В модуле 1С создан отдельный документ «Путевой лист», для формирование документов на сопровождение груза, расхода ГСМ. Путевой лист создаётся на основании документа «Заказ покупателя», вкладка «Маршрутный лист» соответствует заказу и заполняется автоматически оттуда.

Вкладка «Расход ГСМ» предназначена для учета расхода ГСМ автомобилем в поездке, имеет следующие реквизиты: ГСМ, остаток выезд, остаток возврат, выдано, АЗС, количество заправлено, сумма заправлено, пластиковая карта, спидометр выезд, спидометр возврат.

Документ «Путевой лист» имеет свою печатную форму, доступную из документа.

Для учета ГСМ существует подробный отчет о ГСМ. В отчете представлены все необходимые данные из документов «Путевой лист» и «Заказ покупателя».

Для руководства компании существует подробный отчет о валовой прибыли. Который показывает все затраты по заказам, итоговую прибыль, в том числе и прибыль по рейсам с составных грузов и т.д.

Для логистического отдела компании существует отчет «Логистика перевозок», в котором можно проследить как выполняется тот или иной заказ. Какой заказ выполнен, по какому происходит отгрузка, кто заказчик, кто поедет и многое другое. (Водитель, маршрут, груз и т.д.)

В конфигурации присутствует внешний печатный отчет «Документооборот», в которым отражены по каждому заказу документы и необходимая информация: дата оплаты заказчиком, дата оплаты перевозчику, форма оплаты, дата сдачи документов и т.д.

Модуль 1С: «Грузоперевозки 8 ПБР» функционирует только совместно с конфигурацией 1С: Управление небольшой фирмой ред.1.6. Модуль можно приобрести только в нашей компании. 1С Управление небольшой фирмой так же можно приобрести у нас и осуществить внедрение программного продукта.

Если у вас возникли вопросы, вы можете связаться с нами любым удобным для вас способом.

Компания «Петербургские бизнес решения» будет рада видеть вас в числе своих клиентов!